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Si has llegado hasta este artículo es porque estás pensando en integrar un CRM a la telefonía de tu empresa. Muchas compañías han apostado en integrar un sistema de gestión de la comunicación en sus centralitas virtuales. Esto les ha permitido optimizar el rendimiento de sus trabajadores y obtener mejores resultados.

Si todavía estás dudando en dar el paso, debes leer este post al completo porque te ayudará a entender muchos aspectos y terminar de decidirte.

¡Empezamos!

¿Qué es un CRM?

Antes que nada, hay que tener bien claro qué es un CRM (Customer Relationship Management).  Este sistema permite gestionar las relaciones con los clientes de una forma más eficiente. El objetivo principal de un CRM es mejorar la atención y las relaciones con los clientes, tanto los actuales como los potenciales. Esto permite tener una gestión comercial mucho más estructurada y más productiva. Así, las campañas de marketing que se planteen serán mucho más efectivas. Además, un CRM también busca ayudar en la fidelización y satisfacción de los clientes.

Funciones del CRM

  • Ayuda para obtener clientes a partir de los clientes potenciales y oportunidades de negocio.
  • Guardar los datos de posibles clientes para seguir contactando con ellos.
  • Llevar el control de las interacciones con los posibles clientes.

Tipos de CRM

¿Interesa integrar cualquier CRM con la telefonía? Es importante conocer los diferentes tipos de CRM que existen según sus características para identificar cuál es el que tiene tu empresa.

  • CRM Operativo: permite gestionar todas las interacciones con los clientes. Es al que realmente interesa integrar la telefonía IP para así mejorar mucho sus funcionalidades.
  • CRM Analítico: este tipo de CRM analiza a los clientes que contactan, tanto nuevos como habituales, para explicar y predecir el comportamiento de estos.
  • CRM Colaborativo: su objetivo es recopilar, ordenar y mostrar las acciones comerciales de cada uno de los clientes que se gestionen. Este CRM es un programa más complicado y completo.

¿Por qué integrar el CRM con tu centralita virtual?

Una centralita virtual permite tener diversas líneas telefónicas gracias a usar diferentes extensiones. Se trata de un sistema de telefonía en la nube y potenciarlo con un CRM permite mejorar la atención al cliente y mejorar la productividad. Independientemente de si ya cuentas con un CRM o si estás planteando comenzar a usar uno dentro de tu empresa, estas son las posibilidades que ofrece que esté integrado con el sistema de telefonía.

Identificación de las llamadas

Cuando suena el teléfono en tu empresa, es probable que no sepas quién está llamando aunque tengas un teléfono con pantalla, porque es imposible que sepas de memoria a quién pertenece dicho número. Al integrar el CRM con la centralita de llamadas nos permitirá saber qué cliente nos está llamando.

Identificar la llamada nos permite ponernos en situación o estar en preaviso de la llamada. Así, se puede tener algo más de tiempo en tomar alguna acción previa o incluso saludar directamente con su nombre al cliente. Este hecho puede parecer una tontería, pero es un aspecto que se agradece mucho al contactar con el cliente.

Más allá de ver el nombre del contacto en el propio teléfono, el CRM puede ofrecer que aparezca un pop up en la pantalla de tu ordenador siempre y cuando tengas la aplicación activa.

Crear nuevos contactos de forma sencilla

En relación con la identificación de llamadas, integrar el CRM con una centralita permite obtener información de contactos fácilmente. Al entrar una llamada de un un número desconocido, se puede recoger la información y guardar el contacto con el nombre que se asigne a partir del número del teléfono entrante.

Registrar llamadas realizadas o recibidas

Al integrar el CRM con la telefonía se consigue llevar una gestión perfecta de todas las llamadas, tanto realizadas como recibidas ya que se irán registrando en la ficha de cada cliente a medida que se produzcan.

En este registro se indica la duración de la llamada, su hora de finalización, el número y los datos del contacto que la ha realizado. Además se permite incluir información interesante sobre la llamada dentro de dicho registro.

¿Qué beneficios aporta a la empresa contar con un CRM integrado?

Como habrás deducido tras leer las posibilidades que ofrece contar con esta integración en tu empresa, verás que hay un sinfín de beneficios que ayudarán a potenciar las ventas y mejorar las relaciones empresariales.

Todo esto conlleva que tu equipo sea mucho más productivo y puedan gestionar el tiempo de forma mucho más eficaz. Esto se traduce en mejor trabajo en menos tiempo, lo que produce una mejora de los beneficios.

Además, contar con este sistema de llamadas ayudará a mejorar la obtención de nuevos clientes porque permitirá a tus comerciales a tener un mayor control sobre ellos. Y de la misma forma, permite fidelizar a los propios clientes.

¿Cómo se integra un CRM a la centralita de llamadas? Ejemplo: Zoho CRM

Esta es posiblemente la pregunta en cuestión. Integrar el CRM con la telefonía de tu empresa requiere en la mayoría de los casos una centralita virtual como la que ofrece Monema

Una vez que tengas contratada la centralita virtual podrás integrar tu CRM a ella. Este proceso dependerá de la aplicación con la que trabajes. Al contratar Fonema, la mejor centralita virtual para su negocio en una app sencilla de usar, soportamos las siguientes aplicaciones: Zoho, Zendesk, Freshdesk, Vtiger, SugarCRM y Google Contacts.

Por ejemplo, si quieres integrar la telefonía en Zoho el proceso es muy sencillo. Desde la aplicación de Fonema se accede al apartado de Configuración para entrar al propio CRM.  Una vez dentro, en ‘Configuración’ de nuevo tendrás que configurar los diferentes apartados técnicos:

  • Asignar las centralitas de teléfono a cada uno de tus empleados dentro de Zoho.
  • Aceptar o no la grabación de llamadas.
  • Activar o no el identificador de llamada.
  • Controlar el formato de los números de teléfono (con prefijo internacional o no).

¿Quieres integrar tu CRM en el sistema de telefonía de tu empresa?

Seguro que tras leer el artículo hasta el final, habrás decidido dar el paso para complementar tu CRM con la telefonía. Si tienes todavía alguna duda, puedes contactar con nosotros y resolveremos todas tus preguntas.

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