Si tienes una empresa y necesitas una app para gestionar todas las llamadas de tu empresa, conseguir abaratar muchísimo cada una que haces y ser más eficiente, tienes que saber cómo contratar una centralita de telefóno sin equivocarte. Aquí te lo contamos.
Si echamos la vista atrás, el sistema de almacenamiento de datos que utilizábamos era el disco duro, incluso si indagamos descubrimos que los primeros que utilizábamos incluso tenían que estar insertados en nuestro ordenador.
Desde entonces la tecnología no ha dejado de avanzar, tanto en las conexiones como en los puertos USB. Los discos duros se hicieron externos y portátiles para poder llevar todo lo que necesitamos no solo al trabajo sino también en nuestro tiempo de ocio.
El siguiente paso ha sido crear un disco duro en la nube o lo que podemos llamar disco virtual al que podemos acceder desde cualquier lugar con unas contraseñas y claves. Si tienes esto claro, hablemos de lo que es una centralita de teléfono virtual y cómo puede ayudarte.
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¿Qué es una centralita virtual?
Lo primero que debes saber antes de contratar una centralita virtual es en qué consiste este servicio y que puede aportar de nuevo a nuestro negocio.
Una centralita virtual es un sistema interno de conmutación de teléfono que se utiliza para interconectar redes y extensiones telefónicas internas y externas. Sus funciones incluyen el enrutamiento de menor coste para llamadas externas, llamadas en conferencia, desvíos de llamadas y contabilidad de llamadas, entre otros.
¿Cómo funciona una centralita virtual?
Los usuarios que se benefician de contratar una centralita virtual pueden usar un terminal hardware o software (softphones, disponibles para plataformas PC, Mac, Android i iOS). Del mismo modo existen terminales hardware fijos e inalámbricos.
➞ Cada terminal tiene un número interno de identificación corto llamado extensión. Las llamadas entre extensiones de un mismo cliente son gratuitas.
➞ Los terminales se conectan al servicio mediante una línea de acceso a Internet. Cualquier línea vale, pero para optimizar la calidad, mejor que sea de fibra.
➞ Las extensiones o terminales pueden estar repartidas en una o varias sedes del cliente.
➞ Los terminales pueden llamar al exterior como cualquier teléfono, pero a unas tarifas muy competitivas, sobretodo en llamadas internacionales.
➞ Cada centralita virtual puede tener un número telefónico (o varios) que la hace accesible desde el exterior. El cliente puede portar a este servicio su número actual de teléfono.
➞ Es posible configurar para las llamadas entrantes, un protocolo de recepción de la llamada. Lo habitual es, por ejemplo, que la llamada se reciba con una locución del estilo “Ha llamado a Monema. Un momento por favor. “, para luego pasar la llamada a un grupo de extensiones interno, según una secuencia dada.
Ventajas que ofrece contratar una centralita de teléfono virtual
En los últimos años las ofertas para contratar una centralita de teléfono virtual o por IP han crecido exponencialmente haciéndose el mercado que las engloba cada vez más competitivo. Por eso los usuarios que hacen uso de este tipo de servicio demandan cada vez más funcionalidad a un precio razonable. ¿Y cuál es la mejor de todas las VoIP?
En este sentido algunas de las funcionalidades o ventajas a la hora de contratar una centralita virtual son:
➞ Los terminales telefónicos pueden moverse fácilmente lo que aporta movilidad y flexibilidad al usuario.
➞ Los sistemas son programables y por lo tanto pueden soportar requisitos y complicados sistemas de instalación e integración. Esto significa que se puede expandir su sistema a medida que la empresa crece.
➞ La centralita virtual se comercializa con un coste mensual por extensión. Son costes relativamente bajos, y pueden incluir una tarifa plana de llamadas. Además, las llamadas entre extensiones (terminales internos), no tienen coste, aunque sean entre diferentes sedes de la empresa.
➞ Al contratar una centralita virtual tu servicio podrás contar diferentes funciones avanzadas como:
- Un sistema de recepcionista automática. Para informar a la persona que llama de que contacta con la empresa adecuada.
- Música en espera para amenizar la estancia de los clientes.
- Gestión de llamadas entrantes. Es la ventaja principal de una centralita virtual. Todos los clientes llaman a un mismo número (su número principal) y estas llamadas pueden ser desviadas automáticamente a todas las líneas fijas o móviles.
- Realizar transferencias. Si la llamada tiene que ser transferida de un número a otro que también esté autorizado en el recorrido de la centralita ya sea de forma directa, la llamada se transfiere marcando una simple extensión o bien previa conversación con el receptor final.
- Recibir mensajes de voz por email. Podrás contactar con la opción de guardar tus mensajes de voz en el email en formato mp3 y elige entre dejarlos como mensajes no leídos si aún no los has escuchado, o reenvíalos a otras personas de la empresa para que ellas se ocupen si es lo que necesitas.
➞ Lo realmente singular de la propuesta de contratar una centralita virtual es que ofrece todas las ventajas descritas tanto a pequeñas como grandes empresas. Se puede contratar el servicio desde una única extensión, hasta cientos de ellas. Además, el proceso de ampliación o de reducción es muy sencillo; el servicio puede empezar con unas pocas extensiones e irse ampliando en caso necesario, o bien reducirse cuando el negocio ya no lo requiera. Es decir, se adapta completamente a los altos y bajos del mercado.
Si alguna vez te has preguntado cómo las empresas pueden establecer comunicaciones con miles de personas a través de su servicio de atención al cliente y derivados mediante un único número de teléfono, la respuesta se encuentra en contratar centralitas virtuales, las cuales han supuesto un remanente entre los conmutadores y las conexiones de líneas directas utilizadas en el pasado.
¿Por qué contratar una centralita virtual?
Un emprendedor siempre debe pensar en los beneficios que aportará a su negocio la contratación de ciertos servicios.
En el caso de las centralitas, el más destacado es, por supuesto, el ahorro que trae consigo la telefonía IP. Es por esta razón que el 91% de los clientes en España prefiere instalarlas, según las cifras aportadas por las empresas del sector.
Una de las grandes virtudes de las centralitas es la posibilidad de que el empresario autogestione el sistema, lo que le permite hacer cambios a través de Internet de manera rápida y segura. Ya no será necesaria la presencia de un técnico para configurar algún detalle o cuando sea necesario hacer cualquier modificación.
Otra de las razones por la que las centralitas resultan muy atractivas para los negocios emergentes es que no dejan que se pierda ninguna llamada. Su sistema es capaz de desviar la llamada a otras centralitas o a un teléfono móvil, lo que reduce considerablemente el número de llamadas no contestadas y potenciales clientes que pierdan el interés ante la imposibilidad de contactar.
El sistema de telefonía IP permite a sus usuarios disponer de varias extensiones, fijas y móviles, en diferentes lugares. Su servicio se puede modificar perfectamente y ajustarse a cualquier cambio que experimente la empresa.
Lo más importante a la hora de considerar montar una centralita es el ahorro. Sus sistemas reducen los gastos, tanto los iniciales como los de facturación mensual.
Por último, hay que mencionar que aporta la imagen profesional. El hecho de tener una centralita, ofrece un trato más cercano al cliente y le demuestra lo importante que es para la empresa.
Esperamos que este post te haya servido para descubrir todas las ventajas que una centralita virtual puede ofrecerle a tu negocio. Si deseas obtener más información o resolver alguna duda, no dejes de contactarnos.
¡Te esperamos!
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