La nueva ley de protección de datos (LOPD-GDD) fue hace ya más de un año un tsunami que atravesó a todas las empresas del país. ¿Pero cómo afecta a la telefonía de las empresas?
Los conceptos básicos
Vamos a repasar los conceptos que nos conviene conocer para conocer nuestras obligaciones sobre los datos personales que guardamos.
¿Qué son datos personales?
Pues básicamente cualquier dato asociado a una persona física identificable :
“toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona”.
Esto incluye emails, números de teléfonos, nombres, NIFs… Pero también incluye incluso direcciones IP o actividad en internet que se puede rastrear por ejemplo mediante las famosas cookies. No se incluyen en estos datos los que utilice un individuo en su desempeño laboral, como por ejemplo los teléfonos de empresa o emails de empresa.
El Responsable del Tratamiento
Es importante conocer esta figura ya que es a la que se deben dirigir los interesados para ejercer sus derechos. Se trata de la persona, ya sea física o jurídica, que se responsabiliza de cumplir la legislación referente a los datos personales que usa una empresa. En muchas ocasiones suele ser la propia empresa que guarda o utiliza los datos.
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En qué afecta la ley a la telefonía
La ley afecta a las empresas en lo que se refiere a la telefonía en dos aspectos principales, la grabación de llamadas y las llamadas comerciales a particulares.
Grabación de llamadas
Anteriormente a esta ley ya era obligatorio avisar al un interlocutor que pudiese ser susceptible de dar datos personales durante una llamada de que la estábamos grabando y el objetivo de dicha grabación. El cambio sobre este aspecto es que adicionalmente ahora es recomendable indicarle dónde acudir para informarse y hacer valer sus derechos. Se le puede indicar por ejemplo que puede acceder a la web para conocer la política de protección de datos de nuestra empresa o con quién puede contactar de la empresa para informarse.
Adicionalmente hay que tener en cuenta cómo se almacenan las grabaciones y tomar las medidas de seguridad y control indicadas en la ley sobre las mismas. Si la información la guarda otra empresa (encargada de tratamiento) ella será también responsable de tomar dichas medidas y deberemos tener un acuerdo con ella como encargada del tratamiento.
Llamadas telefónicas comerciales
Más complejo es el caso de las llamadas comerciales. Es preciso indicar que estamos hablando de datos personales, por lo cual quedan excluidas las llamadas a empresas.
Tratamiento de datos telefónicos
Para poder tratar información de un particular debemos contar con que:
- O bien exista un consentimiento explícito y validable por su parte de recibir dicha información y permitir el tratamiento de sus datos. Este caso ocurriría por ejemplo si una persona se inscribe en un servicio de ofertas o acepta en un formulario web en el que da sus datos personales que le informemos. Aquí es importante tener en cuenta que debe quedar claro el objetivo de dicho consentimiento y a que ámbito se circunscribe.
- O bien que la persona haya demostrado un interés legítimo. Por ejemplo que la persona haya contactado para informarse sobre un producto, esto es, si nos ha llamado o dado su email para una información podremos informarle sobre dicho tema.
Un aspecto importante es que se deben ofrecer métodos sencillos y realizar el esfuerzo necesario para que la persona pueda revocar cuando lo desee dicho consentimiento. Normalmente si se envía emails se debe incluir un link para que la empresa pueda optar por dejar de recibir la información. En el caso de llamadas se debe o bien directamente dar de baja de ante la solicitud de la persona o indicarle dónde puede dirigirse para de manera sencilla darse de baja.
Prohibido el uso de teléfonos móviles
Un aspecto a tener en cuenta es que de acuerdo a la nueva ley no se pueden realizar llamadas comerciales desde teléfonos móviles.
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