¿Alguna vez estabas hablando con alguien y te ha pedido tu consentimiento para que la llamada fuera grabada? La grabación de llamadas es más común de lo que puedas pensar y es muy útil para empresarios cuyo su teléfono móvil sea el centro de su negocio. En este artículo vamos a contarte con todo lujo de detalles todo lo que debes saber sobre ello.
¡Empezamos!
Motivos para grabar una conversación telefónica
Si tienes un negocio o eres autónomo es muy probable que hables diariamente con clientes o posibles clientes. Como ya sabrás por experiencia propia, algunas ocasiones los contratos no se cumplen o se malentienden frases que pueden conllevar un problema. Si te has encontrado en esa situación, la grabación de llamadas es una forma muy útil para conocer a ciencia cierta qué se dijo y qué no.
Los siguientes motivos te confirmarán todas las dudas que tengas ante la necesidad de realizar la grabación de llamadas:
Analizar la información
Si trabajas con redacción o elaboración de contenidos es muy probable que hayas tenido que recoger información para analizarla y trabajar sobre ella posteriormente.
Muchas veces, las conversaciones se vuelven muy tediosas o se recibe un gran volumen de información que el cerebro humano no es capaz de procesar en dicho momento. Si has realizado alguna entrevista por teléfono, la opción de ir escribiéndola simultáneamente no es muy buena ya que seguramente perderás datos que posteriormente sean necesarios. Para evitar esto, es imprescindible contar con la posibilidad de grabación de llamadas.
Algunas de estas conversaciones grabadas se pueden utilizar posteriormente:
- Para realizar estadísticas, informes o gráficos sobre determinado tema.
- Para estudiar con el fin de mejorar los procesos de atención al cliente.
- Para detectar determinados problemas en el canal de comunicación.
- Para redactar contenidos.
- Para hacer rondas de cambios sobre determinados trabajos específicos, sobre todo de trabajos de diseño o audiovisuales.
Contratos telefónicos
En nuestro país es legal cerrar contratos verbales y muchas compañías llevan esto a cabo en ocasiones determinadas. Cuando se cierra un contrato de tales características es imprescindible que se confirme a través de la grabación de llamadas ya que si no, no habría pruebas sobre tal contrato hablado.
No obstante, el hecho de haber grabado la conversación no es suficiente, aunque sí válido. En este caso hay que enviar un documento por escrito la confirmación de dicho contrato con los términos acordados por teléfono. Este proceso es muy típico por parte de las compañías telefónicas.
¿La grabación de llamadas es legal? Normas de la GRPD
Una de las dudas que pueden surgir a la hora de realizar la grabación de llamadas es sobre su legalidad. La grabación de conversaciones telefónicas es totalmente legal, pero requiere cumplir con un mínimo de supuestos. Con la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), cualquier compañía o autónomo que realice conversaciones con ciudadanos o residentes de la Unión Europa debe cumplir una serie de aspectos para entrar dentro de la legalidad.
Así, para que la grabación de llamadas sea legal se deben acordar los siguientes puntos:
- El emisor debe preguntar al cliente su consentimiento para grabar la llamada. El consentimiento debe darse de una forma clara y específica para que quede reflejado. Puede conseguirse con el consentimiento verbal del usuario o al presionar una tecla en el teléfono.
- La empresa o autónomo que quiera realizar la grabación de la llamada debe tener un motivo válido y relevante. Estos motivos son varios:
- Es necesaria la grabación para cumplir con un contrato.
- Es necesaria la grabación para cumplir con los requisitos legales.
- Es necesaria la grabación para proteger intereses.
- Es necesaria para la seguridad.
¿Qué otros aspectos hay que tener en cuenta a la hora de grabar llamadas? Como ya sabrás, la GDRP busca informar siempre al usuario de todo lo que haga referencia a sus datos personales y garantizar la seguridad de los mismos. Por este motivo, las grabaciones deben almacenarse de forma segura e informar al usuario sobre los controles de seguridad.
Además, uno de los derechos garantizados con la GDPR es que los usuarios interesados tienen derecho a acceder a sus propios datos personales, en este caso, a las grabaciones de las llamadas. Así, la empresa que realice la grabación de llamadas tiene que ser capaz de buscar la grabación y ofrecerla a la persona que la solicite.
A su vez, aquí entra el famoso Derecho al olvido. Cualquier ciudadano europeo puede acogerse al derecho al olvido para eliminar cualquier grabación que se haya realizado sobre él.
Cómo grabar una llamada telefónica con la App de Monema
La centralita de virtual de Monema (llamada Fonema) es el elemento de control de las comunicaciones de la empresa y cuenta con todo tipo de funcionalidades de una centralita avanzada. A través de esta centralita virtual se puede gestionar la grabación de llamadas tanto para teléfonos móviles como teléfonos fijos.
Este sistema interno de conmutación de teléfono proporcionado por Monema se emplea para interconectar redes y extensiones telefónicas. Además de la grabación de llamadas, la centralita virtual se utiliza para hacer desvíos, realizar llamadas en formato conferencia y contabilizar el número de llamadas.
El proceso para la grabación de llamadas es el siguiente:
- Entra en el apartado de Configuración o Configuración de servicio de tu centralita virtual telefónica.
- Verás un menú y diferentes opciones: grabar llamadas entrantes y grabar llamadas salientes. Desde Monema puedes seleccionar tanto una como las dos opciones. Nuestra recomendación es que actives las dos, ya que no sabrás cuando puedes necesitar realmente una llamada.
- Una vez que esta opción esté activada, las llamadas se grabarán directamente cada vez que descuelgues el teléfono.
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Ahora la pregunta es, ¿cómo accedo a la grabación de dichas llamadas y cuándo estarán disponibles?
Desde la aplicación de gestión telefónica de Monema, Fonema, puedes acceder a todas las conversaciones telefónicas desde el apartado ‘Llamadas’. Están categorizadas por la fecha de realización de la llamada y podrás ver también la duración de la misma, para avanzar y retroceder hasta determinados puntos del audio que te interesen. La aplicación móvil de Fonema busca ofrecerte lo que necesitas de una forma accesible y sencilla.
Además, no hay que esperar nada de tiempo para poder acceder a una llamada. Nada más que hayas terminado de hablar por teléfono podrás escuchar toda la conversación grabada.
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Somos una empresa de telefonía para autónomos y compañías capacitada de adaptarse a la comunicación de cada uno de ellos. Desde Monema ofrecemos el mejor soporte telefónico, un ahorro de los costes y servicios flexibles y adaptables a su negocio.
Como has podido leer, la grabación de llamadas es una funcionalidad que diferencia a Monema de otras empresas de telefonía. Esta herramienta es esencial para empresas, indiferentemente de su tamaño, ya que mejorará muchísimo su canal de comunicación con los clientes.
Si quieres recibir más información sobre nuestro servicio, no dudes en contactar con nosotros y estaremos encantados de ayudarte en todo lo que podamos.
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